Zo ga je voor doeltreffende communicatie op de werkvloer

Communicatie: een bijzonder eenvoudig (alhoewel?) en courant begrip dat een gigantische lading dekt. Het valt niet te ontkennen dat heel veel discussies of verkeerde opvattingen ontstaan door miscommunicatie. Hoe ontstaat die miscommunicatie dan? Waar of wat loopt er verkeerd en kunnen we dit vermijden? We geven je hier graag enkele inzichten en eenvoudige tips mee waarmee je doeltreffend kunt communiceren.

CommunIKatie: want je communiceert nooit alleen

Communiceren doen we constant, zij het in meerdere of mindere mate. Natuurlijk weten we allemaal wel dat er zoiets bestaat als verbale en non-verbale communicatie. En uiteraard denken we allemaal dat we meester zijn over onze manier van communiceren, maar heb je er al eens bij stilgestaan dat de betekenis van je communicatie gelijk is aan de respons die je krijgt? Durf je jezelf al eens de vraag te stellen of je in communicatie niet te veel op jezelf gericht bent?

Spreken is zilver, zwijgen is goud bij doeltreffende communicatie

En dan nu de roze olifant in de kamer: we zijn over het algemeen nogal egocentrisch ingesteld als het op communicatie aankomt. Door ons bewust te worden en te zijn van onze eigen manier van communiceren, maar door minstens even veel oog te hebben voor onze gesprekspartner, kunnen we veel doeltreffender onze eigen intenties uitdragen, maar kan jijzelf ook een ander beter begrijpen.

Luisteren is een cruciaal onderdeel waar we vaak veel te weinig bij stilstaan. Vaak “luisteren” we terwijl we in ons hoofd bezig zijn met wat we straks willen vertellen of argumenteren. Sommigen onder ons zijn zelfs al bezig met het construeren van de zinnen in hun eigen hoofd, bijvoorbeeld wanneer je iemand onderbreekt terwijl die persoon nog aan het woord is, of wanneer je voelt dat je aandacht afdwaalt. Stel jezelf ook hier de vraag: hoe kan je een antwoord geven waar alle gesprekspartners iets aan hebben, wanneer je maar half luistert?

Wanneer je actief luistert communiceer je ook met je gesprekspartner. Door te knikken, oogcontact te maken en een ontspannen, voorovergebogen houding aan te nemen (of telefonisch “hm-hm, ja, juist” te laten vallen) toon je meteen betrokkenheid en interesse. Als je gesprekspartner uitgepraat is, kan je nog kort even samenvatten wat er verteld werd. Op die manier kan de andere persoon nog even bijsturen of corrigeren indien de boodschap toch anders is overgekomen.

Wees een kameleon en houd rekening met je gesprekspartner

Bij doeltreffende communicatie is het belangrijk om een open geest te houden en jezelf aan te passen aan je gesprekspartner, want vaak loopt het fout omdat we woorden of signalen anders interpreteren. Denk bijvoorbeeld aan het woord ‘muis’, waar de ene aan een computermuis denkt en de andere aan het dier. Door de associaties die we leggen, geven we een bepaalde betekenis aan een  woord, begrip of situatie.

Onthoud dus dat ieder mens uniek is en iedereen andere associaties legt, en dat ook jij je hieraan kan aanpassen. Iemand introvert benader je niet op dezelfde manier als een extraverte persoon. Je kan je gedrag en communicatie gerust spiegelen om een betere connectie te maken.

Geven en nemen: dat is doeltreffend communiceren

Discussies of strubbelingen zijn vaak het resultaat van misinterpretaties. “Collega X is nogal lichtgeraakt toen ik zei dat een bepaald dossier niet op punt stond.”… Hoe vaak heb jezelf al de vraag gesteld: “Was ik te rechtuit in wat ik zei?”, “Zijn er onderliggend bepaalde issues?” Ook hier komt het egocentrisch beestje maar al te graag naar boven.

Tracht te leren van je collega’s en vraag geregeld feedback door in dialoog te gaan met elkaar. Beschouw misinterpretaties als een kans om elkaar beter te leren begrijpen en een stap om open, eerlijke communicatie te stimuleren. Het is een moment om feedback te geven, maar ook te krijgen. Streef naar een bedrijfscultuur waar het delen van ideeën en het aansnijden van moeilijke onderwerpen wordt aanvaard.