Help, mijn medewerkers zijn steeds meer afwezig!

De cijfers liegen er helaas niet om: er is steeds meer ziekteverzuim. In dit artikel zoomen we dieper in op wat ziekteverzuim precies is, wat de verschillende vormen en oorzaken zijn en wat je als leidinggevende op dit vlak precies kan doen.

Wat is ziekteverzuim?

We horen het overal: de ziekteverzuimcijfers blijven de hoogte in schieten. Maar waarover hebben we het dan precies?

Het begrip verzuim staat voor ‘afwezigheid op het werk’. Hoewel dit een negatieve bijklank heeft, is het in principe een neutraal begrip. Ziekteverzuim staat dan weer voor ‘afwezigheid op het werk, specifiek door ziekte’.

Binnen ziekteverzuim wordt een onderscheid gemaakt tussen kort, middellang en lang ziekteverzuim:

• kort ziekteverzuim: binnen 1 maand terug aan het werk
• middellang ziekteverzuim: tussen de 1 maand en 1 jaar afwezig
• lang ziekteverzuim: afwezigheid langer dan 1 jaar

We spreken van frequent verzuim wanneer iemand zich minimaal 3 keer ziek meldt op jaarbasis.

De verschillende vormen van ziekteverzuim

We kunnen verschillende soorten ziekteverzuim definiëren volgens de mate waarin iemand ziek is of zich ziek voelt en of hij al dan niet gaat werken.

Wit ziekteverzuim

De werknemer is effectief ziek en blijft ook afwezig van het werk. Deze afwezigheid is legitiem. Wees aandachtig voor wit ziekteverzuim en onderneem actie voor de ziekteoorzaken waar je als werkgever wel degelijk iets aan kan doen, bv. burn-out.  

Grijs ziekteverzuim

De medewerker heeft last van eerder milde klachten en kiest ervoor om thuis te blijven. Hij had echter perfect kunnen werken. Bij grijs ziekteverzuim gaat het over een keuze die de medewerker maakt. Deze wordt beïnvloed door uiteenlopende factoren, denk maar aan hoe gemakkelijk het is om je ziek te melden, welke cultuur er in de organisatie hangt, hoe goed je je voelt op het werk … Dit keuzegedrag kan vanuit de organisatie bijgestuurd en beïnvloed worden.

Zwart verzuim

Jouw werknemer meldt zich ziek, maar is dit eigenlijk helemaal niet. Zwart ziekteverzuim mag niet getolereerd worden en dient vanuit de organisatie de nodige opvolging te krijgen.

Roze verzuim

Bij roze verzuim, of presenteïsme, is de medewerker wel degelijk ziek, maar kiest deze ervoor om toch naar het werk te komen. Ook dit soort verzuim is belangrijk om op te volgen, want het kan grote gevolgen hebben. Zo kan de zieke medewerker andere collega’s besmetten, is hij tijdens het werk – onbewust – minder productief en loopt hij meer risico om in ‘overdrive’ te gaan en uiteindelijk veel langer uit te vallen. Roze verzuim kan gestimuleerd worden door een presentcultuur in de organisatie. Hier gaan we hieronder dieper op in.

Een presentcultuur versus een gezondheidsfocuscultuur

De naam zegt het zelf: bij een presentcultuur wordt het eerder als normaal beschouwd dat je – terwijl je ziek bent – toch komt werken. Dit wordt, soms onbewust, gestimuleerd door bijvoorbeeld opmerkingen zoals: “Wauw, chapeau dat je komt werken hoewel je ziek bent!”, het belonen van lage ziektecijfers, lange procedures om je ziek te melden … We zagen net echter al dat zieke medewerkers die toch komen werken ook heel wat potentiële nadelen en gevaren met zich meebrengen.

Daarom is het beter om te kiezen voor een gezondheidsfocuscultuur. Dit is een organisatiecultuur waarbij het wordt ontmoedigd om te komen werken als je je ziek voelt. De leidinggevende kan hierbij een belangrijke rol spelen door o.a. zelf thuis te blijven als hij ziek is of door medewerkers die ziek op kantoor zitten hierop aan te spreken: “Wat doe je hier als je ziek bent? Ga alsjeblieft naar huis.”  Zorg er ook voor dat collega’s elkaars werk makkelijk kunnen overnemen als één van hen ziek is.

3 oorzaken van ziekteverzuim en wat je eraan kan doen

Er zijn heel wat uiteenlopende redenen waarom medewerkers zich ziek melden. En hoewel je als leidinggevende uiteraard maar 1 schakel bent in de preventie van ziekteverzuim, toch heb je op een aantal oorzaken van dat ziekteverzuim wel degelijk rechtstreeks impact (zie organisatiecultuur boven). We schetsen 3 oorzaken van ziekteverzuim en de zaken die jij als leidinggevende kan doen.

Energienemers wegen veel meer door dan energiegevers

In een werkomgeving zijn altijd bepaalde hulpbronnen of energiegevers en bepaalde taakeisen of energienemers aanwezig. Energiegevers kunnen bijvoorbeeld waardering of het bereiken van bepaalde doelen zijn, of een goede samenwerking met collega’s, loopbaanmogelijkheden … Bij energienemers denken we aan een hoge werkdruk, een moeilijke relatie met de leidinggevende, veel verstoringen in het werk, onduidelijke opdrachten …

Een eerste mogelijke oorzaak van ziekteverzuim is dan dat de energienemers veel harder doorwegen voor de werknemer dan de energiegevers, waardoor hij of zij het gevoel heeft geen energie meer over te hebben om naar het werk te komen.

Als leidinggevende zijn er op dat moment 3 zaken die je kan doen:

• verhogen van de energiegevers,
• verlagen van de energienemers én
• de medewerker leren omgaan met de energievreters.

Uiteraard zal een diepgaand gesprek met de medewerker hierbij essentieel zijn.

Toxische werkomgeving

Een tweede mogelijke oorzaak van verzuim is een situatie waarin de medewerker het gevoel heeft dat de werkomgeving toxisch voor hem is. Door omstandigheden waarin bijvoorbeeld veel drama of ruzie is, er veel ongezonde onderlinge competitie heerst, pestgedrag en/of intimidatie voorkomt … voelt hij of zij zich genoodzaakt om zich terug te trekken uit die omgeving.

Belangrijk is om dan als leidinggevende goed te begrijpen wat de werkomgeving precies zo aversief maakt voor jouw medewerker en om te proberen deze zaken – in de mate van het mogelijke – aan te pakken.

Persoonlijke kosten-batenanalyse

Een derde en (hier) laatste mogelijke oorzaak voor ziekteverzuim is het feit dat de medewerker bij zichzelf een kosten-batenanalyse gaat maken. Hij of zij weegt met andere woorden de voordelen van thuisblijven (bv. tijd voor mezelf, ontspanning, rust …) af met de kosten van effectief naar het werk gaan (bv. vermoeidheid, inspanning, stress …).

Als leidinggevende is het in dit geval belangrijk om jouw medewerker de gevolgen van kortetermijnafwezigheid duidelijker te schetsen. Medewerkers zijn zich hier immers niet altijd van bewust. Toon daarnaast ook de mogelijke gevolgen op langere termijn aan.

Ga voor een ambitieus ziekteverzuimbeleid voor elke fase van ziekteverzuim!

De stijgende ziekteverzuimcijfers zijn een algemeen probleem, maar dat wil niet zeggen dat je als werkgever bij de pakken moet blijven zitten. Alles start namelijk bij een ambitieus beleid!

Jouw beleid staat of valt met een duidelijke visie op ziekteverzuim en gezondheid. Hoe sta jij als werkgever of als organisatie tegenover ziekteverzuim en de gezondheid van jouw mensen in het algemeen? Waarom is dat zo belangrijk en wat is de rol van alle regels die je daarrond opstelt?

Daarnaast is het belangrijk om een beleid op te stellen voor elke fase van ziekteverzuim.

Preventiefase – voor het uitvallen

Uiteraard kan je ziekteverzuim niet voorkomen, mensen worden nu eenmaal ziek. Wat je wél kan doen in de preventiefase is de eventuele verzuimrisico’s in kaart brengen en daarop preventieve maatregelen nemen. Je kunt ook beweging en gezonde voeding stimuleren en een vertrouwenspersoon aanstellen.

Verzuimfase – afwezige periode

In het beleid tijdens de verzuimfase is het belangrijk dat medewerkers weten via welke weg zij zich ziek kunnen melden en welke vervolgmaatregelen samenhangen met hun ziekmelding. Denk daarbij aan een antwoord op heel praktische zaken:

• Via welk kanaal moet ziekte gemeld worden?
• Wanneer moet ziekte gemeld worden?
• Wat moet gebeuren met mijn ziektebriefje en wanneer wordt dit verwacht?
• …

Je kunt in deze fase ook omschrijven wanneer of met welke regelmaat contact gehouden wordt met de medewerker tijdens afwezigheid.

Hervattingsfase – terugkeer na afwezigheid omwille van ziekte

Tenslotte werk je ook een beleid uit voor wanneer de medewerker terugkeert naar het werk. Hoe zal de medewerker worden opgevangen? Kan er progressief terug opgestart worden? Hoe verloopt de overdracht naar de terugkerende medewerker? ‘More is more’: hoe meer initiatieven je hierbij combineert, hoe groter het positieve effect ervan.

Tot slot

Ziekteverzuim is een brandend actueel en uitdagend thema. We hopen je met dit artikel alvast diepgaander inzicht te hebben gegeven in wat ziekteverzuim precies is, welke oorzaken eraan verbonden zijn en wat jij als leidinggevende kan doen. Blijf je met vragen zitten? Contacteer ons dan!