Office Assistant

Wie zijn wij?

Onze partner in de IT-dienstverlenende sector is een hechte bende waar humor centraal staat. Een onderneming met ongeveer 50 medewerkers, waar iedereen elkaar bij de voornaam kent.

Deze werkgever biedt hun medewerkers een duidelijk kader dat zorgt voor structuur, transparantie en uniformiteit, terwijl ze toch de nodige vrijheid behouden. Dat zorgt voor ondersteuning wanneer dat van belang zou zijn. Daarnaast geloven ze sterk dat ‘hun mensen’ het enige is wat ze hebben. De waarde mensgericht zetten ze dan ook op het hoogste schavot en ze dragen dit uit door dagelijks hun mensen in de watten te leggen. En afsluitend kunnen we meegeven dat ze hun mensen aanmoedigen om het beste uit zichzelf te halen, en hoewel ze graag de weg tonen, mag deze weg voor elke medewerker anders zijn. Dat is wat hen inspireert.

Jouw functie als Office Assistant

Jij bent hét centrale punt van de organisatie en jouw hoofdverantwoordelijkheid is het aannemen van de vele verschillende telefonische oproepen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een zeer divers takenpakket:

• Je ontvangt klanten en leveranciers met een grote glimlach, een koffie en een koekje en neemt contact op met de juiste collega. Ook telefonisch draag je de warmte van de werkgever uit.
• Als Office Assistant ben je het aanspreekpunt voor de kantoororganisatie op vlak van bestellingen voor kantoormateriaal, keukenbenodigdheden alsook orde en netheid.
  • Je bent verantwoordelijk voor het opvolgen van the kitchenduty. Je regelt alles en volgt zelf ook op.
  • Je volgt de stock op en vult aan waar nodig.
• Vanuit jouw ondersteunende rol help je collega’s met verschillende administratieve taken zoals bijvoorbeeld:
  • Het beheer van verschillende mailboxen en het verwerken van inkomende goederen en bestellingen.
  • Je volgt de agenda’s op van de verschillende vergaderzalen.
  • Daarnaast ondersteun je ook de boekhoudkundige- en technische collega’s:
  • Sharepoint houd je up to date op vlak van verjaardagen
  • Bij de onboarding van nieuwe medewerkers zorg jij voor het welkomstpakket
  • Je verstuurt pakketjes op naar klanten en leveranciers.
  • Je schrijft gelukwensen op kaartjes en maakt geschenkpakketjes bij de belangrijke gebeurtenissen in het leven zoals bijv. geboorte, huwelijk en overlijden.
  • …

Wat kan je verwachten?

• In deze 40-uren week werk je dagelijks van 8-12 uur en van 13-17 uur. Flexibele uren of thuiswerk zijn gezien de aard van de job niet mogelijk.
• Verlof is deels vrij te kiezen: deze werkgever sluit collectief met het bouwverlof, de resterende dagen kan je vrij opnemen.
• Een loon afgestemd op ervaring aangevuld met maaltijdcheques, een groeps-en hospitalisatieverzekering.
• Je komt terecht in een team waar ‘humor’ perfect naast ‘hard werken’ komt te staan.
• Vrijheid en vertrouwen vormen de bouwsteen van deze werkomgeving. Daarnaast kan je rekenen op de uitdaging die je verlangt.

Wie ben je?

• Je kunt terugblikken op ervaring als Office Assistant.
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels. Spreek je ook wat Frans en/of Duits? Dan heb je een streepje voor.
• Als Office Assistant heb je een goede kennis van het MS Office pakket zoals Word, Excel en Powerpoint.
• Nauwkeurig en efficiënt werken is voor jou een evidentie.
• Jouw omgeving omschrijft je als sociaal en positief in de omgang. Je houdt er van om netjes voor de dag te komen.