Hoe geef je negatieve feedback?

We weten niet hoe jij erin staat, maar positieve feedback geef je graag. Het geven van negatieve of kritische feedback daarentegen is iets wat jij misschien met tegenzin doet of uitstelt. Het is dan ook dé truc om er constructieve feedback van te maken. Lees verder hoe je dit doet, mét zelfvertrouwen.

9 tips om negatieve feedback te geven op een constructieve wijze

Met negatieve feedback is er op zich niets mis, soms wel met de manier waarop je die brengt. Wij geven alvast negen tips over hoe je negatieve feedback kan verpakken in een duidelijke, heldere en constructieve boodschap.

1. Stel het feedbackmoment niet uit

Wees vastberaden en direct. We horen het jou al denken: “dat is makkelijker gezegd dan gedaan!” Klopt, want veel mensen – ook managers en zaakvoerders– lijden aan uitstelgedrag. En zeker wanneer het gaat om het geven van constructieve feedback.

Het is daarom belangrijk om de constructieve feedback zo snel mogelijk te communiceren en er geen dagen of weken mee te wachten. Zo laat je de werknemer niet in de waan dat de job of taak wél naar behoren wordt uitgevoerd. De beste tijdspanne? Binnen de 24 uur. Niet langer. Beter nog: meteen! Want van oude koeien uit de sloot, wordt niemand gelukkig.

“Het vergroot niet alleen de efficiëntie, maar ook de algehele hr-ervaring wordt beter.”

Anne-Sophie Bossuyt

2. Blijf rustig

Je zou ervan versteld staan hoe vaak feedback ondergedompeld zit in emotie. Kwaad of geïrriteerd zijn tijdens het geven van negatieve feedback helpt de zaak niet vooruit. . Gaat het om een gevoelig of zwaar onderwerp? Probeer ook dan je emoties onder controle te houden. Schreeuwen, een defensieve houding of passief-agressieve communicatie heeft geen zin en werkt alleen maar in je nadeel. Je kan wel duidelijk en streng stellen dat iets echt niet door de beugel kan. Doe dit op een rustige, professionele manier.

En, heel belangrijk, geef nooit kritiek in het openbaar. Waarom? Je vernedert de persoon in kwestie en brengt de andere aanwezigen in een ongemakkelijke situatie. Dit geeft ook niet het beste beeld over hoe jij als leidinggevende met zulke situaties omgaat. Time to do better? Check!

3. Beschrijf het gedrag dat je zelf gezien of gehoord hebt

Eerst en vooral: vermijd woorden als ‘altijd’, ‘nooit’ of ‘overal’. Bijvoorbeeld: persoon X kwam te laat toe en jij geeft als feedback “je bent altijd de laatste die toekomt”. Op deze manier generaliseer je en riskeer je een ‘welles-nietes gesprek’ zonder positieve uitkomst. Want persoon X was misschien de dag ervoor wel op tijd.

Hoe pak je dit goed aan? Kort nadat de situatie zich voordoet, vraag je de medewerker om even om bij jou te komen en geef je de feedback. Je beschrijft de specifieke situatie en het gedrag dat je zelf hebt waargenomen. Maak de feedback concreet en specifiek.

4. Zwijg zelf even

Nadat je de feedback gegeven hebt, zeg je beter even niets. Je hebt je zegje gedaan en nu is het tijd om je medewerker of collega de ruimte te geven om te reageren/ het te laten binnenkomen. Jouw rol is dus de situatie constateren en vervolgens is het aan de collega om dit uit te leggen. Je doet niet aan veronderstellingen en past de kracht van de stilte toe.

5. Waarom?

Negatieve feedback zonder meer? Daar heeft niemand iets aan. Als je opmerkingen hebt over het werk van je werknemer, benoem dan ook WAAROM je die geeft. Geef een reden. Vergeet ook de positieve punten niet. Een 5-op-1-verhouding is op zijn plaats: geef vijf keer vaker positieve feedback dan constructieve feedback.

Download gratis onze e-guide ‘het klassieke evaluatiesysteem herbekeken’

We helpen jou graag verder met inzichten die je zelf kan toepassen zodat ook jij performance management sterk kan inzetten in jouw onderneming.

Geef hier die e-guide!

6. Respecteer elkaars mening

Als zaakvoerder heb jij het pad voor jouw bedrijf uitgestippeld. Je hebt dit niet overhaast gedaan. Maar de arbeidsmarkt en maatschappij verandert en brengt natuurlijk heel wat nieuwe evoluties en trends met zich mee. Technologische ontwikkelingen, nieuwe methodes of inzichten.

Waar we dus naartoe willen, is dat je plots geconfronteerd kan worden met een werknemer die een andere visie heeft of gewoonweg de zaken anders aanpakt dan dat jij het zou doen. Een actueel voorbeeld is alles rond AI op de werkvloer. De een ziet dit als een hulpmiddel en de ander als een bedreiging. Klinkt dit bekend? Geef het tijdig aan. Belangrijk hierbij is dat je ook ruimte laat voor meningen die verschillen met die van jou en dat je ze respecteert.

7. Wees duidelijk over de gevolgen

Wat als het over een heel heftige situatie gaat? Zo heftig dat je drastische maatregelen moet nemen? Bijvoorbeeld: ongewenst gedrag zoals pesten of intimidatie, schenden van het vertrouwen etc. Stel dit ook vooral niet uit en geef meteen aan wat de concrete gevolgen zijn.

Niet elke ernstige fout hoeft te leiden tot ontslag maar wees wel duidelijk dat wanneer dit nog eens voorvalt, er consequenties genomen worden en wat die consequenties zijn.

8. Bekijk het vanuit het perspectief van de werknemer

Mensenkennis en empathie zijn waardevolle eigenschappen om als manager of leidinggevende te hebben. Het is niet constructief om iemand simpelweg te vertellen dat ze iets fout hebben gedaan en de volgende keer beter moeten presteren, zonder meer.

Wat wel loont is dat je jezelf afvraagt: waarom lukt iets niet? Is er iets wat die medewerker tegenhoudt op het werk of daarbuiten? Is er een externe invloed die het werk beïnvloedt?

9. Zoek samen naar een oplossing

Wil je een verandering in gedrag zien? Betrek je mensen bij het zoeken naar oplossingen en bekijk samen of de aangereikte oplossingen haalbaar zijn. Zo zorg je voor een groter draagvlak. Bespreek daarna ook welke stappen je onderneemt wanneer je het gevoel krijgt dat het weer bergaf gaat.

In het kort

Negatieve feedback geven hoeft voor beide partijen geen negatieve ervaring te zijn, wanneer deze constructief is. Op die manier toon je betrokkenheid en investeer je in een betere én respectvolle relatie met je mensen.

Moet je negatieve feedback geven, doe dat dan direct en geef aan waarom de feedback er komt. Hou je emoties onder controle, ga niet veralgemenen en blijf bij het onderwerp. Geef de medewerker ruimte om in dialoog te gaan, wees empathisch en werk samen naar een oplossing. Eindig met concrete afspraken en eventuele gevolgen wanneer dat gedrag zich herhaalt.

Kan je hierbij wat coaching gebruiken? Of zoek je iemand om zo’n feedbackgesprek mee op punt te zetten?

Weet dan dat je bij ons terechtkan met al je vragen of voor meer kennis. Laat je gegevens na en wij doen de rest. Veel succes!

Ja, mij mag je contacteren

Ook interessant voor jou

• Bedrijfscultuur versterken: zo breng je de waarden van je organisatie tot leven
• Hoe creëer je een feedbackcultuur?
• Jouw hr-beleid digitaliseren: de voordelen
• Inspirerend leiderschap en wat jij ervan kan leren
• Maak als werkgever het verschil met jouw employee journey

20 maart 2024