Hoe geef je negatieve feedback?

Positieve feedback geef je graag. Je vertelt je werknemer dat hij een taak uitstekend afgehandeld heeft en geeft een compliment over de aanpak. Kous af. Maar wat als er zaken minder goed lopen?

9 tips om negatieve feedback te geven op een constructieve wijze

Met negatieve feedback is er op zich niets mis, soms wel met de manier waarop je die brengt. Wij geven alvast negen tips over hoe je negatieve feedback kan verpakken in een duidelijke, heldere en constructieve boodschap.

1. Wacht niet met je feedback

Wees doortastend en direct. Het klinkt makkelijker dan het is. Want veel mensen – ook bedrijfsleiders – lijden aan uitstelgedrag. En zeker wanneer het gaat om het geven van negatieve feedback. Het is daarom van belang om de negatieve feedback meteen te geven en er geen weken mee te wachten. Zo laat je de werknemer niet in de waan dat hij of zij de job of taak wél naar behoren heeft uitgevoerd. En vermijd je het ‘oude koeien’-gevoel dat na een aantal weken ongetwijfeld zou optreden. De beste tijdspanne? Binnen de 24 uur. Niet langer. Beter nog: meteen!

2. Blijf kalm

Je zou ervan versteld staan hoe vaak feedback bedolven zit onder emotie. Kwaad of geagiteerd zijn tijdens het geven van negatieve feedback brengt geen zoden aan de dijk. Gaat het om een heftig onderwerp? Probeer ook dan je emoties onder controle te houden. Schreeuwen heeft geen zin en werkt contraproductief. Je kan wel duidelijk en streng stellen dat iets echt niet door de beugel kan, maar wie dat met een stelligheid doet – en niet staat te roepen – toont meer autoriteit. En, zeer belangrijk, geef nooit kritiek en plein public! Want dat vergroot de kans dat je werknemer zich vernederd voelt.

3. Beschrijf het gedrag dat je zelf gezien hebt of gehoord

Vermijd woorden als ‘altijd’, ‘nooit’ of ‘overal’. Zeg je tegen je medewerker bij het te laat komen op een afspraak, dat hij altijd te laat is, dan kan de reactie zijn: “Gisteren was ik wel op tijd en moest ik wachten.” Dat leidt tot welles-nietesgesprekken zonder uitkomst. Beter is om de specifieke situatie en het gedrag dat je zag te beschrijven. Maak de feedback concreet en specifiek, zodat mensen hun gedrag kunnen aanpassen.

4. Zwijg zelf even

Feedback gegeven? Goed. Je hebt je zeg gedaan. Geef je medewerker of collega ook de kans om te reageren. Vraag of hij of zij begrijpt wat je bedoelt. Ga in dialoog. Is het duidelijk? Het gebeurt dat werknemers niet goed weten waarover je het hebt. Misschien was de initiële taak niet duidelijk of hadden ze hem anders ingevuld. Stel vragen over hoe ze het zelf beleefd hebben. En vraag de medewerker ook om op het eind de conclusie en verdere afspraken te herhalen.

5. Waarom?

Negatieve feedback zonder meer? Daar heeft niemand iets aan. Als je opmerkingen hebt over het werk van je werknemer, benoem dan ook waarom je die geeft. Geef een reden. Vergeet ook de positieve punten niet. Een 5-op-1-verhouding is op zijn plaats: geef vijf keer vaker positieve feedback dan negatieve. 

6. Respecteer andermans mening

Als bedrijfsleider heb jij de lijnen voor je bedrijf uitgezet. Je bent daar niet voor over een nacht ijs gegaan. Maar de maatschappij verandert en brengt technologische ontwikkelingen, nieuwe methodes, andere inzichten … met zich mee. Je kunt als bedrijfsleider plots geconfronteerd worden met een werknemer die de zaken anders aanpakt dan jij het voor ogen hebt. Ben je daar nog niet klaar voor, dan kun je dat aangeven. Maar laat zelf ook ruimte voor een andere mening, en respecteer ze.

7. Wees duidelijk over de gevolgen

Wat als iemand het zo bont heeft gemaakt dat je drastische maatregelen moet nemen? Stel dat vooral niet uit, maar geef duidelijk aan wat de gevolgen zijn. Niet alles hoeft meteen te leiden tot ontslag, maar wees wel duidelijk: bij herhaling zijn dat de consequenties.

8. Denk vanuit de werknemer

Mensenkennis en empathie zijn waardevolle eigenschappen. Door iemand te zeggen dat die iets niet goed heeft gedaan – en het de volgende keer wel goed moet doen – kom je geen stap vooruit. Wat loont is wanneer je je mee in de schoenen van de werknemer verplaatst. Waarom lukt iets niet? Is er iets wat hem of haar bezighoudt? Op het werk of daarbuiten? Is er een externe invloed die het werk beïnvloedt?

9. Zoek samen naar een oplossing

Wil je een gedragsverandering? Ga – samen met je werknemer – na of het haalbaar is. Kan de werknemer vooraf laten weten wanneer hij of zij de kinderen moet ophalen, zodat je op die ochtenden de afspraken later kan plannen? Betrek je werknemer vooral bij het zoeken naar oplossingen. Zo zorg je voor een groter draagvlak. Bespreek daarna ook welke stappen je onderneemt wanneer je het gevoel krijgt dat het weer misloopt.

In het kort

Negatieve feedback geven hoeft voor beide partijen geen negatieve ervaring te zijn. Je toont betrokkenheid en investeert langs beide kanten in een betere relatie.

Moet je negatieve feedback geven, doe dat dan direct en geef mee waarom de feedback er komt. Hou je emoties onder controle, verzand niet in veralgemeningen, maar blijf bij de concrete situatie. Geef de medewerker ruimte om in dialoog te gaan, wees empathisch en werk samen naar een oplossing. Eindig met concrete afspraken en eventuele gevolgen wanneer dat gedrag zich zou herhalen.

Kun je wat coaching gebruiken of probeer je het gesprek graag eens met iemand anders uit, weet dan dat Bright Potentials je hier graag mee verderhelpt! Aarzel dus zeker niet om vrijblijvend contact op te nemen.