Terug naar het overzichtJe onderneming en je mensen zien groeien? Dat is meer dan fijn – én wat als we jou zeggen dat een succesvolle offboarding ook een manier is om daaraan bij te dragen? Hebben we jouw aandacht? Lees dan zeker verder, my friend!
Wat is offboarding nu juist?
Het volledige proces rond het vrijwillig of gedwongen vertrek van een werknemer. Dit proces gaat van start wanneer een persoon ontslagen wordt maar ook wanneer iemand ontslag indient. Het is een proces zonder einde, in principe.
Waarom de stap zetten naar een efficiënte offboardingsaanpak?
Een duidelijk kader voor ontslag binnen je organisatie zorgt voor minder ongemakkelijke momenten. Daarnaast werkt het positief voor je employer branding want – iemand die met een goed gevoel vertrekt, blijft hoogstwaarschijnlijk wel ambassadeur van jouw bedrijf.
Stappenplan voor een succesvolle offboarding
1. Het papierwerk op punt zetten
Het is essentieel dat dit met de nodige zorg ingevuld en vervolledigd wordt en dat vooropgestelde deadlines of termijnen hierbij gerespecteerd worden:
- vakantieattest
- tewerkstellingsattest
- C4-werkloosheidsbewijs
- Individuele rekening
- Fiscale fiche
2. Het ontslag communiceren naar de werknemer
ZORG VOOR EEN GOEDE TIMING
Voor wie denkt dat vrijdagmiddag een goed moment is… newsflash, dat is het niet. De medewerker heeft tijd nodig om dit even te laten bezinken en vragen te stellen. Doe dit dus niet vlak voor het weekend, maar eerder ’s morgens vroeg voor de start van de werkdag of ’s avonds wanneer de dag er bijna opzit – én dat in het begin van de week.
DRAAI NIET ROND DE POT
Zo’n nieuws brengen is nooit leuk en voor de meesten ook heel moeilijk. Velen hebben de neiging het eerst over koetjes en kalfjes te hebben, maar dat doe je beter niet. Cut to the chase! De eerste 10 seconden van het gesprek begin je best met: ‘ik/we heb(ben) beslist dat…’.
Het gesprek op voorhand al eens oefenen kan je helpen om je sterker in je schoenen te voelen.
WEES EMPATHISCH
Geef de werknemer de kans en de tijd om te reageren. Zo’n ontslag, afhankelijk van de reden, kan (hevige) emoties uitlokken. Sta er dus niet van verbaasd als er tranen vloeien of woorden vallen. Luister en toon begrip voor deze reactie.
LEG HET VERVOLG UIT
Schep duidelijkheid over hoe alles zal verlopen. Bijvoorbeeld de opzegtermijn of overdracht. Naast al het praktische is het belangrijk om perspectief te bieden. Het is dan ook een nieuw begin voor de werknemer, ook al ziet deze persoon dat momenteel niet zo.
Geef ook vervolg aan dit gesprek: bijvoorbeeld wanneer de werknemer geen opzegtermijn dient te presteren, kan je afspreken dat je elkaar de volgende dag nog eens spreekt.
3. Het vertrek van de werknemer naar de anderen communiceren
Breng de andere collega’s meteen na het ontslag op de hoogte van het vertrek, dit verdienen ze. Communiceer transparant en geef ook hen de tijd om vragen te stellen.
Communiceer het ontslag dus zeker naar:
- het directe team
- de volledige organisatie
- de IT-verantwoordelijke
- eventuele externe betrokkenen zoals bv. klanten
4. Het opstarten van de zoektocht naar een nieuwe collega
Als dit van toepassing is voor jouw organisatie. Waar moet je aan denken?
- Als het kan de opzegperiode en opleidingsperiode opvolger samen laten lopen
- In kaart brengen van lopende en naderende zaken
- Projecten en deadlines toewijzen aan verantwoordelijken voor opvolging
- Bijhouden waar alle nodige documentatie, contactinformatie etc. terug te vinden is
5. Een goede overdracht
Vaak vertrekt er samen met de werknemer ook heel wat belangrijke kennis. Dit is uiteraard heel nadelig voor de organisatie. Dus is het belangrijk om dit in de mate van het mogelijke te voorkomen. Idealiter is er zelfs een periode waarin de vertrekkende werknemer en de opvolger samen aan de slag gaan om zo ‘on the job’ de kennis door te geven. Zo kan de opvolger o.a. vragen naar een checklist of een flow die tot op heden werd toegepast binnen de job.
Wil je alle 14 stappen doornemen?
Download dan nu onze praktische gids voor een succesvolle offboarding
Kan jij deze guide momenteel goed gebruiken?
We hopen dat deze gids je kan helpen om een moeilijk gesprek zoals een ontslaggesprek, op een constructieve en efficiënte manier te laten verlopen. We wensen je veel succes.
Kan je een vriend gebruiken? Twijfel dan niet om Anne-Sophie te contacteren via:
anne-sophie@brightpotentials.be
+32 472 272 418
BLIJF OP DE HOOGTE VIA ONZE NIEUWSBRIEF.